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Demandes électroniques médicaments Chapitre IV : FAQ

Les rubriques suivantes devraient vous permettre, en tant que médecin, de trouver la réponse à de nombreuses questions fréquemment posées concernant la demande électronique.

Généralités

Quel avantage ai-je à introduire mes demandes en ligne ?

  • Vous travaillez avec le formulaire/la version le/la plus à jour.
  • Vous recevez systématiquement un message électronique de réponse, même en cas de refus ou s’il s’agit – par exemple – de demander un complément d’informations.
  • Les erreurs dans la demande sont immédiatement détectées.
  • Toujours consultable. La période arrive à échéance ? Vous pouvez introduire une nouvelle demande.
  • Vous pouvez ajouter des annexes.
  • Votre patient reçoit son accord plus rapidement.
  • Les hôpitaux peuvent consulter la liste des médicaments via e-consult.

Un accord électronique a-t-il la priorité sur un document papier ?

Oui. Un accord électronique a plus de valeur qu’un accord papier. L’accord électronique reflète en effet toujours la décision la plus récente du médecin-conseil.

Puis-je envoyer des annexes par voie électronique ? Et comment faire ?

C’est possible. La marche à suivre dépend du logiciel utilisé. Renseignez-vous auprès de votre fournisseur de logiciels.

Un incitant financier est-il prévu pour introduire mes demandes par voie électronique ?

Oui, une prime télématique est accordée par l’INAMI pour le dossier électronique en général (ce n’est pas spécifiquement pour les demandes électroniques Chapitre IV). Chaque médecin équipé d’un logiciel agréé a droit à une prime. Les fonctionnalités d’un logiciel agréé sont définies tous les ans par l’INAMI.

Comment débuter ?

Par quelle voie puis-je introduire une demande ?

Via la plateforme e-Health (avec la fonctionnalité Chapitre IV) ou, de préférence, via votre logiciel.

Quelles sont les données requises pour consulter des données sur support électronique ?

Il doit exister une relation thérapeutique avec votre patient :

  • en introduisant l’eID de votre patient dans votre propre logiciel ;
  • parce qu’il existe déjà une relation DMG ;
  • en introduisant l’eID de votre patient dans le DME (plateforme eHealth) et en créant une relation thérapeutique ;
  • parce que votre patient a créé une relation thérapeutique via le site Web eHealth.

Puis-je continuer à utiliser les formulaires de demande papier ?

Oui, vous pouvez encore utiliser un formulaire papier.

Puis-je consulter le programme sans introduire une demande ?

Oui, c'est possible.

Accord – refus – en traitement - rejet

Comment suis-je au courant que ma demande a été reçue ?

L’une des réponses suivantes vous parviendra immédiatement après l’envoi.

  • Accord : la demande est traitée automatiquement.
  • En traitement : un contrôle manuel doit être effectué. A l’issue du traitement, la décision est envoyée au membre ou une demande d’information complémentaire vous est envoyée.
  • Rejet : la justification du rejet dépend de l’aperçu dans votre logiciel.
  • Refus : la justification du refus dépend de l’aperçu dans votre logiciel.

Quel est le délai entre la demande et l’approbation ?

Pour les médicaments de type 1, vous recevez un accord automatique après dix secondes.

Pour les autres demandes (type 2) ‘En traitement’, le médecin-conseil doit se prononcer. Cela ne prend que quelques jours. Aucun message ne vous sera envoyé. Pour savoir si un accord a été envoyé, il vous faudra faire une nouvelle consultation.

Une confirmation de la décision m’est-elle envoyée ?

Oui. Vous recevez immédiatement une notification en cas d’approbation pour les médicaments de type 1.

Aucune notification ne vous parviendra toutefois pour les médicaments de type 2. Pour savoir s’il y a un accord, il vous faudra faire une nouvelle consultation.

Comment mon patient en est-il informé ?

Par courrier.

Que se passe-t-il en cas de cumul entre une nouvelle demande et un accord précédent ?

En cas de cumul, l’accord précédent est récupéré pour éviter une double délivrance.

L’approbation d’une nouvelle demande ne sera activée que si le patient rapporte son ‘ancien’ accord papier à la mutualité.

Dès que la consultation électronique par le pharmacien sera obligatoire, la remise de l’‘ancien’ accord papier ne sera plus nécessaire compte tenu de la priorité de l’accord électronique.

Consulter et gérer les demandes

Puis-je consulter mes demandes ?

Vous pouvez uniquement consulter les demandes qui ont été approuvées. Les demandes en traitement ne sont pas visibles. Mais cela peut varier d’un logiciel à l’autre.

Les accords sont-ils toujours visibles ?

Oui. Tous les accords sont visibles, qu’importe le circuit via lequel les demandes sont introduites (papier, une fois la demande acceptée, ou électronique).

Un message de refus est-il unique ou le voit-on à chaque consultation ?

Vous recevrez une notification unique. Vous pouvez toutefois, selon votre logiciel, consulter l’historique.

Qu’advient-il si une demande est introduite deux fois ?

Dans ce cas, vous recevrez un code de refus (409) de la part de la mutualité. Les duplicatas seront détruits par nos soins.

Puis-je encoder simultanément deux demandes différentes pour un patient ?

Oui, c’est possible. Mais il est possible que la décision se fasse attendre un rien plus longtemps. Le programme bloque la première demande lorsque l’autre est en traitement.

Le programme traite les demandes dans l’ordre de réception. Une fois la première demande en traitement, la deuxième est mise en attente.

Conseil : commencez par les demandes sans annexe, car une demande avec annexe passe automatiquement en traitement manuel.

Puis-je annuler une demande ?

Tant qu’aucune décision n’a été prise, vous pouvez envoyer une demande d’annulation par voie électronique.

Lorsqu’une décision a déjà été prise, nous pouvons clôturer la demande, mais pas l’annuler.

Conseil : si vous nous contactez, mentionnez bien le numéro de référence, les données patient, le paragraphe et le médicament.

Puis-je mettre un terme à un accord ?

Oui, c’est possible. Commencez par faire une consultation afin d’obtenir le numéro de l’accord. Vous pouvez ensuite envoyer un message électronique en vue d’interrompre l’accord.

Cette fonctionnalité n’est pas encore beaucoup utilisée et nous demandons encore l’attestation originale à notre membre.

Puis-je consulter via eChapitre IV le nombre de conditionnements restant pour un médicament du Chapitre IV ?

À l’heure actuelle, vous ne pouvez pas consulter le nombre de conditionnements livrés dans l’application eChapitre IV. Le pharmacien ne peut pas le consulter non plus. Vous pouvez, par contre, bien consulter le nombre maximal à livrer.

Un moyen possible pour connaitre le nombre de conditionnements déjà livrés est le verso de la lettre d’accord de votre patient. Le pharmacien y indique normalement le nombre de conditionnements déjà livrés. Certains pharmaciens vont éventuellement aussi stocker cette information de façon électronique, mais cette information n’est actuellement pas 100% fiable.

Si je travaille en regroupement ou dans une maison médicale, mes confrères peuvent-ils également avoir accès à mes demandes eChapitre IV ?

Oui, ils ont bien accès aux demandes eChapitre IV de vos patients.

Erreurs lors de la demande

La mutualité ne peut-elle pas, elle-même, corriger les erreurs commises au moment de compléter la demande plutôt que d’envoyer une lettre de refus ?

Non, nous n’avons pas la compétence de faire des adaptations. Nous pouvons uniquement placer les demandes en traitement, les refuser ou les approuver.

Nous vous demandons par conséquent d’introduire une nouvelle demande.

Pour quelle période la mutualité donne-t-elle un accord ?

Nous accordons toujours la durée maximum définie par la législation.

En tant que médecin, vous déterminez – dans le cadre réglementaire – la quantité et la durée de la prescription du médicament.

Relation thérapeutique

Dois-je avoir une relation thérapeutique avec mon patient pour introduire une demande d'accord via eChapitre IV ?

Non, ce n’est pas nécessaire.

Plus d'informations sur la relation thérapeutique

Pharmacien

Le pharmacien peut-il également consulter les accords en ligne ?

Cette possibilité existe. Plus de trois mille pharmaciens le font déjà.

Quels accords le pharmacien peut-il consulter électroniquement ?

Actuellement, seuls les accords relatifs aux spécialités du Chapitre IV sont visibles via la consultation électronique.

À partir de quand puis-je consulter les délivrances par le pharmacien ?

Ce point est reporté à une date non encore définie.

Y a-t-il une différence entre un accord papier et électronique pour le pharmacien ?

Un accord électronique a la priorité sur un accord papier. L’accord électronique reflète en effet toujours la décision la plus récente du médecin-conseil.

Support technique

Pourquoi je reçois un message d’erreur ?

Un message d’erreur peut apparaître à l’écran suite à des travaux de maintenance au niveau du programme ou à une interruption temporaire d’Internet.

En cas de panne, contactez votre fournisseur de logiciels pour en savoir plus.

À qui puis-je m’adresser pour du support technique ?

Pour le support technique, adressez-vous à votre fournisseur de logiciels.

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