Traitement des rejets
Il se peut que vous receviez, dans votre fichier de décompte, le rejet R-500119 ou R-500118.
Il s’agit de prestations refusées suite au rejet d’une prestation faisant partie du même bloc de prestations (rejet 500119) ou du même jour (rejet 500118). Il a en effet été convenu de rejeter la journée complète ou le bloc complet de prestations même s’il n’y a qu’une prestation rejetée pour ce jour ou ce bloc-là.
Le but de ceci est de vous faciliter la réintroduction des prestations rejetées.
Vous ne devez alors corriger que la prestation qui a provoqué le rejet. Cela engendrera automatiquement la disparition des codes erreur 500119 ou 500118. Les lignes auparavant rejetées avec le code erreur 500119 ou 500118 seront alors acceptées.
La réglementation ne permet qu’une seule facturation de la première prestation de base de la journée. Nos contrôles rejettent donc la double facturation de cette première prestation de base et ce, tant pour le même prestataire que pour un autre. Ce rejet est effectué avec le code erreur 502255 « Nombre d'unités maximum de prestation dépassé pendant la période facturée ».
Vous pouvez vous coordonner avec les autres prestataires de soins infirmiers via le dossier de soins du patient. Il est important que vous puissiez introduire une deuxième prestation de base dans votre logiciel sans qu’une première prestation de base ne soit facturée. Si cela ne devait pas être possible, vous pouvez prendre contact avec votre fournisseur de logiciel.
Elle peut être refacturée dans un envoi suivant avec la deuxième prestation de base au lieu de la première. Les mêmes principes sont valables pour la deuxième facturation de la deuxième prestation de base de la journée.
Vous pouvez pour cela consulter le fichier mis à disposition par l'INAMI : https://www.inami.fgov.be/webprd/appl/pDownloadCenter/default.aspx?lang=fr
Ce fichier peut éventuellement aussi être mis à votre disposition via des facilités fonctionnelles de votre logiciel. Vous pouvez dans ce cadre contacter votre fournisseur de logiciel.
Ce rejet apparaît lorsque le numéro du PUC (Point Unique de Contact) n'est pas correct dans la zone "mutualité de destination" (zone 18 des records 20 et 80).
Pour résoudre ce problème, il faut introduire le numéro de votre PUC dans cette zone et réintroduire le fichier de facturation (via MyCarenet).
Si vous ne savez pas comment introduire le numéro de votre PUC dans cette zone, vous pouvez contacter votre fournisseur de logiciel.
Si vous ne connaissez pas le numéro de votre PUC, vous pouvez consulter la première question de la section "Qui contacter?".
Ce rejet apparaît en cas de cumul interdit. Les références de la prestation qui provoque le cumul se trouvent dans la zone "commentaire" (zone 149) du fichier de décompte. S'il s'agit de deux prestations dans le même envoi, les deux prestations cumulées sont rejetées. Vous pouvez, dans ce cas-là, réintroduire une des deux prestations lors de votre prochain envoi de facturation (le mois suivant).
Vous recevez le code erreur 500403 ou 5004K6 si vous facturez les prestations 423135, 423150, 423172, 423194, 423216, 423231, 423334 (prestations pour patients diabétiques) et si le patient a un trajet de soins diabète. Ceci, sur base de la Convention Nationale Soins infirmiers Art. 10bis, 4. dernier paragraphe "Pour les patients qui ont conclu un trajet de soins, les prestations aux patients diabétiques définies à l’article 8, §1er, 1°, VI et 2°, VI de la nomenclature ne peuvent être attestées".
Avec REFAC, il ne sera plus possible d'annuler vos envois (sauf en cas d'exceptions justifiées et argumentées en concertation avec votre PUC). Nous privilégions l'envoi du fichier de rejet.
Non, les corrections effectuées sur vos envois sont supprimées parce que REFAC est un système de contrôle automatique.
Les rejets vous sont transmis via un fichier de décompte. Vous pouvez vous-même les corriger et les réintroduire dans un envoi de facturation ultérieur (mois suivant).
Vous recevez un fichier de rejet (message MyCarenet 920099) dans deux cas :
En cas de réception d'un tel fichier, vous devez effectuer les corrections nécessaires (voir les questions concernant le "traitement des rejets") et réintroduire l'envoi avec le même numéro d’envoi.
Il existe aussi un autre type de fichier de rejet (message MyCarenet 920999). Dans un tel cas, vous trouverez la procédure ci-dessous.
Un refus provoqué par le message MyCarenet 920999 peut avoir deux origines :
1. il peut s'agir d'un problème d'unicité : cela signifie que vous avez envoyé deux fois le même envoi (avec le même numéro d'envoi).
Dans ce cas-là, il y a deux possibilités :
2. lors des contrôles préliminaires (records en-tête, records de type « 95 » et « 96 »), une erreur peut être détectée. Vous devez corriger cette erreur et réintroduire votre fichier de facturation. Vous pouvez, dans ce cas, prendre contact avec votre fournisseur de logiciel ou consulter le site http://www.mycarenet.be/
Il existe aussi un autre type de fichier de rejet (message MyCarenet 920099). Dans un tel cas, vous trouverez la procédure dans la question ci-dessus.
S’il y a le même jour une prestation 428035, 428050 ou 428072, il doit y avoir au moins une troisième prestation de base.
S’il y a le même jour 2 prestations 428035, 428050 ou 428072, il doit y avoir au moins une troisième et une quatrième prestation de base.
S’il y a le même jour 3 prestations 428035, 428050 ou 428072, il doit y avoir au moins une troisième, une quatrième et une cinquième prestation de base.
En plus, le prestataire des prestations 428035, 428050 et 428072 doit être le même que celui de la prestation de base.
La base légale de ce rejet peut être retrouvée dans l’art8, § 5quater :
« § 5quater Les prestations 428035, 428050 et 428072 peuvent être attestées à partir de la 3e, 4e et 5e visite chez un même patient au cours de la même journée de soins pour les patients lourdement dépendants bénéficiant d’une prestation décrite au § 1er, 1°, II et IV, au § 1er, 2°, II et IV et au § 1er, 3°, II sauf des prestations 427173 et 427195. Seul le dispensateur de soins qui a effectivement exécuté cette 3e visite ou les suivantes peut attester cette prestation. Cette prestation peut être attestée au maximum une seule fois par journée de soins pour la 3e visite, maximum une seule fois par journée de soins pour la 4e visite et maximum une seule fois par journée de soins pour la 5e visite. »
Il s’agit d’une erreur à titre informatif. Vous ne retrouverez jamais ce type d’erreur dans le fichier de décompte (message 920900) mais uniquement dans le fichier de rejet à titre informatif (message 920098).
Vous trouverez plus d’information dans les Instructions de facturation de l’INAMI (dans l’annexe 5.1 suite 1, suite 2)
La zone 149 « zone commentaire » du fichier de décompte vous fournit des informations complémentaires. Pour les codes erreur mentionnés sur cette page, des informations complémentaires, données dans la zone 149, vous indiquent les raisons pour lesquelles ce rejet apparaît. Cela vous permet d’interpréter le code erreur.
Ces informations ne sont pas systématiques, mais sont communiquées lorsque c’est possible (par exemple, pour le code erreur 502255, s’il y a trop de prestations concernées, cette zone est vide).
Vous trouverez plus d’information dans les Instructions de facturation de l’INAMI (dans l’annexe 5.1 suite 1, suite 2)
Le message de refus 920999 indique que vous avez utilisé le même numéro d’envoi qu’un envoi précédent. Lorsqu’un envoi a été accepté par le système CosMos (système avant REFAC) ou par REFAC, vous ne pouvez plus réutiliser le numéro d’envoi utilisé pour l’envoi accepté, même si l’envoi accepté a été annulé par une mise en négatif. Le numéro d’envoi reste en effet enregistré dans nos systèmes comme numéro d’envoi d’un envoi accepté et ce, malgré la mise en négatif.
Depuis le 30 juin 2016, notre système vérifie, lors de la facturation des honoraires forfaitaires pour les patients palliatifs, si les notifications exigées sont présentes et en ordre :
La notification peut être introduite avec effet rétroactif de maximum 10 jours. Elle sera rejetée si vous l’introduisez alors que la notification du médecin n’a pas encore été enregistrée. Si le médecin met la notification en ordre dans les 30 jours après ce rejet, nous pouvons alors quand même accepter votre notification (que nous avions préalablement rejetée).
Si les honoraires forfaitaires que vous facturez ont été rejetés, cela signifie que les deux notifications (ou une des deux) sont absentes ou invalides.
Que faire dans ce cas ?
Seules les prestations exécutées après ces notifications valides peuvent être facturées comme honoraires forfaitaires pour les patients palliatifs à domicile.
Le rejet 500464 a comme description « Prestation peut uniquement être facturée après qu’une ou plusieurs prestations aient d’abord été ou soient facturées ». Par conséquent, et selon les dispositions de l’article 8 §8ter, vous ne pouvez attester la prestation 424874 qu’après avoir attesté la prestation 424896.