MC Assure : politique de traitement des données personnelles

La société mutualiste d’assurance, MC Assure respecte votre vie privée conformément à la législation en vigueur, que vous soyez intéressé par nos produits d'assurance (prospect), preneur ou bénéficiaire d’une couverture d’assurances.

Définitions

  • Données à caractère personnel  
    Toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable (la « personne concernée ») (donc pas une société par exemple).  
    Est réputée être une « personne physique identifiable » une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu'un nom, un numéro d'identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale ;
  • Traitement  
    Toute opération ou tout ensemble d'opérations effectuées ou non à l'aide de procédés automatisés et appliquées à des données ou des ensembles de données à caractère personnel, telles que la collecte, l'enregistrement, l'organisation, la structuration, la conservation, l'adaptation ou la modification, l'extraction, la consultation, l'utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l'interconnexion, la limitation, l'effacement ou la destruction ;
  • Responsable du traitement  
    la personne physique ou morale, l'autorité publique, le service ou un autre organisme qui, seul ou conjointement avec d'autres, détermine les finalités et les moyens du traitement des données à caractère personnel ;
  • Sous-traitant  
    la personne physique ou morale, l'autorité publique, le service ou un autre organisme qui traite des données à caractère personnel pour le compte du responsable du traitement.

Vos données à caractère personnel sont traitées par la société mutualiste d’assurance MC Assure, responsable de traitement, dont le siège social est établi Chaussée de Haecht 579, boîte 40, 1031 Schaerbeek, BCE : 0834.322.140.
Par ailleurs, dans le cadre des contrats de sous-traitance, vos données sont traitées pour ce qui est nécessaire et sur instructions par l’Alliance Nationale des Mutualités Chrétiennes, établie Chaussée de Haecht 579, boîte 40, 1031 Schaerbeek et ce principalement, en ce qui concerne vos données, pour les fonctions de gestion des systèmes informatiques, de gestion comptable, de gestion de récupération dans le cadre d’une subrogation légale) et par la Mutualité chrétienne MC, en tant qu’intermédiaire d’assurance de MC Assure, établie Chaussée de Haecht 579, boîte 40, 1031 Schaerbeek, et ce principalement, pour la gestion de vos contrats d’assurances et pour les finalités commerciales ou de marketing direct.
Les politiques de traitement des données à caractère personnel de ces entités juridiques sont disponibles sur le site internet www.mc.be.

Finalités de traitement

Le traitement de vos données à caractère personnel est nécessaire :

  • pour vous identifier, vous contacter, vous conseiller adéquatement
  • pour la gestion de vos assurances facultatives souscrites auprès de MC Assure
  • MC Assure propose des assurances facultatives aux membres affiliés à MC. Dans ce cadre, MC Assure est tenue de collecter et traiter certaines données personnelles :
  • Afin de vérifier si vous remplissez les conditions pour souscrire une police d’assurance de MC Assure.
  • Pour proposer, conclure et gérer les contrats d’assurances :
    • Pour établir une proposition d’assurance, émettre un contrat d’assurance, analyser des conditions de souscription (dans la phase précontractuelle)
    • Pour gérer l’exécution du contrat d’assurance, les modifications du contrat d’assurance ou la déclaration de consentement
    • Pour gérer les relations contractuelles, la communication avec le personnel MC Assure ou les intermédiaires.
    • Pour gérer les sinistres, le recouvrement et la vérification des factures, les prestations des prestataires avec lesquels MC Assure a signé des conventions en tiers-payant, le recouvrement auprès d’un tiers responsable du sinistre, pour gérer un éventuel contentieux
  • Pour vous informer de manière proactive ou non sur nos polices d'assurance
  • Pour gérer vos contacts avec MC Assure, quel que soit le canal utilisé : face à face, téléphone, SMS, e-mail, chat, site internet, l’Application Ma MC, courrier ;
  • Pour gérer efficacement et optimiser nos polices d'assurance, grâce à des audits, enquêtes, études, recherches scientifiques, statistiques ou historiques et par des mesures de sécurité et de protection des personnes, des biens et des données
  • Pour respecter nos obligations légales en tant qu'entreprise d'assurance vis-à-vis des régulateurs (Office de contrôle des mutualités, Banque Nationale de Belgique, …).
  • Pour gérer la fin du contrat

MC Assure traite vos données concernant la santé dans le cadre des demandes d’intervention. Le cas échéant, les données sont traitées par le biais d’un traitement automatisé sans l’intervention d’un professionnel de la santé. Ces données ne peuvent être traitées que si vous y avez consenti. A défaut, la bonne exécution du contrat peut être empêchée.

MC Assure est subrogée de plein droit, à concurrence du montant de son intervention dans les droits et actions de l’assuré contre le tiers responsable d’un dommage, conformément à l’article 95 de la Loi du 4 avril 2014 relative aux assurances. Dans le cadre de ce mécanisme de subrogation, MC Assure traite et le cas échéant transmet des données personnelles, en ce compris des données judiciaires et des données de santé.

La source des données

Vos données personnelles sont recueillies lorsque :

  • Vous contactez MC Assure afin d’obtenir des informations sur les services et produits d’assurance, par exemple lorsque :
    • Vous prenez contact quel que soit le canal utilisé : face à face, SMS, e-mail, chat, site web, Application MC, téléphone, courrier, applications, etc.
    • Vous vous rendez dans les locaux de la MC : enregistrement par caméra à des fins de sécurité.
    • Vous prenez contact par téléphone avec nos services : enregistrement en vue de l’amélioration du service
  • Vous souscrivez un contrat d’assurance pour vous ou un membre de votre ménage
  • Un tiers, autorisé à le faire, nous transmet des données personnelles : il peut s’agir d’un autre organisme assureur, d’une autre entreprise d’assurance, de votre employeur, d’un prestataire de soins etc.
  • Vous faites une demande dans le cadre de la gestion du contrat.
  • Vous avez donné votre autorisation lors d’un concours, salon, dans le cadre d’une application, de l’inscription à une lettre d’information, d’une activité…

Elles proviennent également :

  • De votre représentant légal ou de toute personne mandatée ou autorisée par vos soins
  • De l’Alliance Nationale des Mutualités Chrétiennes ou de la mutualité MC, moyennant votre consentement ou une autorisation du Comité sectoriel de la sécurité sociale et de la Santé et du Registre national.

La communication des données

Au sein de l’Union européenne

Vos données sont communiquées pour ce qui est nécessaire aux sous-traitants suivants:

  • L’Alliance Nationale des Mutualités Chrétiennes, établie Chaussée de Haecht 579, boîte 40, 1031 Schaerbeek et ce principalement, en ce qui concerne vos données, pour les fonctions de gestion des systèmes informatiques, de gestion comptable, de gestion de récupération dans le cadre d’une subrogation légale)
  • La Mutualité Chrétienne MC, en tant qu’intermédiaire d’assurance de MC Assure, établie Chaussée de Haecht 579, boîte 40, 1031 Schaerbeek, et ce principalement, pour la gestion de vos contrats d’assurances et pour les finalités commerciales ou de marketing direct.

Vos données à caractère personnel sont traitées soigneusement et confidentiellement par les collaborateurs afin qu’ils puissent exécuter leurs tâches dans le cadre des activités décrites. À cet effet, les collaborateurs sont tenus au secret professionnel.
Les collaborateurs de l’Alliance Nationale des mutualités chrétiennes, de la mutualité MC et de MC Assure sont soumis à une obligation de discrétion imposée par la loi (Loi relative à la Banque-Carrefour, Loi relative au Registre national, art. 458 du Code pénal, Loi du travail
En outre, MC Assure exige de ses collaborateurs qu'ils signent une déclaration de confidentialité.

Les données peuvent également être transmises, pour autant que nécessaire, aux personnes et entités juridiques suivantes :

  • À vous-même, à votre représentant légal, à votre mandataire
  • À un tiers autorisé en vertu de la loi ou d’un contrat avec l’assuré
  • À la mutualité MC aux fins de permettre l’indemnisation
  • À l’Alliance Nationale des Mutualités Chrétiennes
  • Aux entreprises avec lesquelles une convention de paiement a été conclue (employeurs- centres hospitaliers)
  • À vos prestataires de soins
  • À une ou plusieurs compagnies d’assurances en cas de coassurance, concours et/ou récupération de débours en cas de responsabilité d’un tiers dans la survenance du sinistre.
  • À l’ombudsman des assurances s’il est saisi d’un litige
  • Au coordinateur de plaintes au sein de MC
  • Aux organismes bancaires
  • Aux autorités publiques de contrôle et de surveillance en raison des obligations légales de MC Assure
  • Aux administrations fiscales et sociales en raison des obligations légales de MC Assure
  • À vos créanciers dans le cadre d’une procédure exécutoire (saisie…)
  • Aux sociétés postales, de transports de courriers, aux sociétés de mailing
  • À la société à la laquelle MC Assure sous-traite la fonction actuarielle
  • À Doccle, en tant que plateforme numérique, essentiellement pour le stockage de documents. Pour autant que vous l’autorisiez (compte Doccle et activation du lien MC), vous pouvez également consulter vos documents et utiliser les fonctionnalités de Doccle
  • À nos avocats et huissiers de justice, experts, aux parties adverses en cas de contentieux
  • Aux réviseurs d’entreprises qui sont tenus à une obligation de confidentialité, en cas d’audit
  • Aux sociétés de recouvrement

Hors Union européenne

Les données personnelles peuvent être traitées dans les pays de l’Union européenne ou en-dehors, dans les pays où la Commission européenne estime ne pas garantir un niveau adéquat de protection des données. Dans ce cas, MC Assure prendra les mesures de protection appropriée au moyen de clauses contractuelles relatives à la protection des données, conformément à l’article 46.2 du RGPD.

La conservation des données

MC Assure conserve et utilise vos données à caractère personnel pour toute la durée de la convention conclue avec MC Assure et postérieurement, jusqu’à l’expiration des obligations de conservations légales, notamment fiscales et comptables et jusqu’à l’issue de la responsabilité contractuelle. Si la loi ne prévoit pas de délai, les données personnelles peuvent être conservées durant une période que MC Assure estime nécessaire pour l’exécution efficace du contrat d’assurance.
Le délai minimum de conservation est de 10 ans à dater de la fin du contrat (compte tenu des délais de prescription et de subrogation).

Ce délai peut être suspendu ou interrompu et en conséquence prolongé (exemple : procédure judiciaire, information répressive….).
Il vous est également possible de consulter les durées de conservation des données observées par MC en sa qualité de sous-traitant de certaines de nos opérations (ex: Enregistrement sonores, images des caméras de surveillances, ...) dans la politique de confidentialité de la MC.

MC Assure traite les données à caractère personnel de ses assurés pour la gestion des contrats d’assurances qu’elle propose sur la base des dispositions suivantes du GDPR :

  • Article 6.1a : Consentement
  • Article 6.1c : Respect d'une obligation légale à laquelle le responsable du traitement est soumis
  • Article 6.1f : Intérêt légitime
  • Article 9.2a : Consentement explicite pour le traitement des données concernant la santé
  • Article 9.2f : Le traitement est nécessaire à la constatation, à l'exercice ou à la défense d'un droit en justice ou chaque fois que des juridictions agissent dans le cadre de leur fonction juridictionnelle;
  • Article 9.2j : Le traitement est nécessaire à des fins archivistiques dans l'intérêt public, à des fins de recherche scientifique ou historique ou à des fins statistiques

Dans ce cadre, MC Assure se base notamment mais pas exclusivement sur les lois suivantes :

  • Loi du 6 août 1990 relative aux mutualités et aux unions nationales de mutualités
  • Loi du 26 avril 2010 portant des dispositions diverses en matière de l'organisation de l'assurance maladie complémentaire
  • Loi du 4 avril 2014 relative aux assurances
  • Loi du 13 mars 2016 relative au statut et au contrôle des entreprises d’assurance ou de réassurance

En fonction des informations que vous communiquez et des différentes finalités, MC Assure traite les catégories de données suivantes selon le type de personnes concernées.

Données à caractère personnel ordinaires

  • Données d’identification : nom, prénom, adresse, numéro de téléphone, adresse électronique
  • Données d’identification électronique : adresses IP, cookies, moments de connexion...
  • Caractéristiques personnelles : âge, sexe, date de naissance
  • Composition du ménage
  • Particularités financières : numéro de compte, paiements...
  • Données relatives à l’affiliation à la MC en ce qui concerne l’assurance complémentaire
  • Enregistrement d’images : télésurveillance, photos, vidéos
  • Enregistrements sonores : call centers

Données à caractère personnel spécifiques

  • Données émanant du Registre national : numéro national, nom, prénom, domicile, lieu et date de naissance, date et lieu de décès, sexe, état civil, nationalité, composition de ménage.
  • Données émanant de la Banque-Carrefour de la sécurité sociale ou qui sont nécessaires à l’exécution de la sécurité sociale : affiliation à la mutualité chrétienne, statut de cotisation à l’assurance complémentaire.
  • Données à caractère personnel relatives à la santé : données fournissant des informations sur l’état de santé d'une personne : factures d’hospitalisations, factures ou attestations de prestations de santé antérieures ou postérieures à une hospitalisation, factures ou attestations de soins dentaires, diagnostic de maladie grave ou couteuse etc.
  • Dans le cadre du contentieux, MC Assure traite également des données relatives aux condamnations pénales et aux infractions : récupérations des interventions causées par un tiers responsable, récupérations des indus, fraude

  • MC Assure prend les mesures appropriées pour garantir la sécurité, l’intégrité et la disponibilité de vos données, compte tenu de l’état de la technique, de la portée et du contexte des finalités du traitement et du type de données personnelles.
  • MC Assure prend les mesures de sécurité physiques, administratives, organisationnelles et techniques appropriées pour protéger vos données à caractère personnel contre la perte, l'accès non autorisé, l'usage non autorisé et la divulgation non autorisée.
  • MC Assure impose contractuellement les mêmes mesures de sécurité à ses sous-traitants.

La personne concernée par les données personnelles peut exercer certains droits pour autant qu’ils n’entrent pas en contradiction avec les obligations légales auxquelles est soumise MC Assure. Ces droits peuvent être exercés conformément à la réglementation applicable.

  • Droit d'accès
    En tant que personne concernée, vous avez le droit d’obtenir confirmation que MC Assure traite ou non des données personnelles vous concernant et le cas échéant d’y accéder.
    Vous pouvez demander une copie de vos données à caractère personnel. Votre demande ne peut cependant pas porter atteinte aux droits et libertés d’autrui.
  • Droit de rectification ou de modification de vos données
    Vous pouvez à tout moment demander de rectifier des données inexactes ou de compléter vos données.
    Pour la modification de vos données d’état civil, veuillez-vous adresser en priorité au service de la population de votre commune.
  • Droit de retirer votre consentement
    Si le traitement de vos données repose sur votre consentement, vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment, sans justification. Le traitement déjà réalisé sur cette base avant ce retrait reste valable.
    Si vous retirez votre consentement au traitement de vos données de santé nécessaire à la bonne exécution du contrat d’assurance, MC Assure ne sera plus en mesure de l’exécuter correctement et d’indemniser les sinistres couverts par votre contrat d’assurance. Le retrait de votre consentement concernant vos droits aux services et avantages dans le cadre de l’assurance complémentaire peut aussi affecter la bonne exécution du contrat d’assurance par MC Assure.
  • Décision individuelle automatisée
    Vous avez le droit de ne pas faire l’objet d’une décision (ayant des effets juridiques ou des conséquences significatives similaires) fondée exclusivement sur un traitement automatisé. Si vous n’êtes pas d’accord avec le déroulement d'un processus totalement automatisé, vous pouvez demander l’intervention d’un collaborateur de MC Assure, exprimer votre point de vue et contester la décision.
  • Droit d’opposition
    Si vous n’êtes pas d'accord que MC Assure traite certaines de vos données, vous pouvez vous opposer à tout moment à ce traitement :
    • sans motif, en cas d’opposition à un traitement à des fins de marketing direct et de prospection.
    • Si vos données sont traitées dans le cadre d’une mission d’intérêt public, il faut invoquer des raisons tenant à votre situation particulière. Toutefois, MC Assure pourra quand même les traiter si des motifs légitimes et impérieux pour ce traitement prévalent sur vos intérêts ou pour l’exercice de droits en justice.
    • Si vos données sont traitées à des fins de recherche scientifique ou historique ou à des fins statistiques, vous pouvez vous y opposer pour des raisons propres à votre situation particulière sauf si le traitement est nécessaire à l’exécution d’une mission d’intérêt public.
  • Droit à l'effacement des données (droit à l’oubli)
    Vous avez le droit de faire supprimer vos données à caractère personnel si MC Assure les traite de manière illégitime, c’est-à-dire :
    • Si les données ne sont plus nécessaires pour les finalités du traitement
    • Si vous avez retiré votre consentement et qu’il n’y a plus d’autre fondement juridique pour ce traitement
    • Si votre opposition au traitement est fondée
    • Si le traitement est illicite
    • Si l’effacement est imposé légalement
    • Si les données concernent un enfant de moins de 16 ans et ont été collectées par le biais d'une application ou d'un site web (« service de la société de l'information »)
  • Droit à la limitation du traitement
    Vous pouvez demander de limiter l’utilisation de vos données :

    • Le temps de vérifier l’exactitude des données que vous contestez,
    • Si vous vous opposez à l’effacement de données traitées par MC Assure de manière illicite,
    • Si vous vous opposez à l’effacement de données dont MC Assure n’a plus besoin mais qui vous sont nécessaires pour la constatation, l’exercice ou la défense d’un droit en justice,
    • Le temps de vérifier si les motifs légitimes de MC Assure priment sur les vôtres au cas où vous vous opposez au traitement de ces données en invoquant votre situations particulière.

    MC Assure sera alors tenue de limiter le traitement de ces données personnelles à leur conservation. Tout autre traitement reste permis avec votre accord, ou pour la constatation, l’exercice ou la défense d’un droit en justice ou pour protéger un tiers, ou encore pour des motifs importants d’intérêt public. Le cas échéant, MC Assure vous informera avant de lever cette limitation du traitement.

  • Droit à la portabilité des données
    Vous avez le droit de demander que les informations à caractère personnel que vous avez communiquées à MCA vous soient transmises directement ou soient transmises à un tiers. Ce droit ne peut cependant être exercé que si vos données sont exclusivement fondées sur votre consentement ou sur un contrat et si ce traitement est effectué à l’aide de procédés automatisés. Ceci ne concerne donc pas l’assurance obligatoire, ni l’assurance complémentaire. En cas de changement d’affiliation en assurance complémentaire vers une mutualité agissant comme intermédiaire d’assurance pour une autre société mutualiste d’assurance, MC Assure pourra transmettre des informations pour vous permettre d’être dispensé d’une période de stage.

  • Si vous souhaitez exercer l’un des droits au respect de la vie privée susmentionnés, vous pouvez nous contacter à tout moment.
  • Soyez toujours le plus spécifique possible lorsque vous souhaitez exercer vos droits. Ce n’est que de cette manière que la MC pourra traiter concrètement et correctement votre demande.
  • Pour s'assurer que la personne concernée souhaite exercer ses propres droits au respect de la vie privée, la MC peut demander une copie de la carte d’identité aux fins d’identification.
  • Exercer ces droits est gratuit. MC Assure se réserve néanmoins le droit d’imposer des frais raisonnables basés sur les coûts administratifs pour toute copie supplémentaire des données demandée par la personne.

Délégué à la protection des données

Pour toute question, demande d’exercice de vos droits ou remarque, vous pouvez contacter le Délégué à la Protection des Données ( = « Data Protection Officer ») de MC Assure.
Ce contact peut s’effectuer :

  • Par écrit : En adressant un courrier à l’attention du Data Protection Officer à MC Assure, chaussée de Haecht 579, 1031 Schaerbeek, Belgique.
  • Par e-mail : [email protected]

Vous pouvez également nous contacter à tout moment : § Via le formulaire de contact en ligne pour le droit d'accès sur le site www.mc.be § Via le module « Ma MC » pour la rectification de certaines données de membres

  • Par courrier adressé à l’Alliance Nationale des Mutualités Chrétiennes, chaussée de Haecht 579, 1031 Schaerbeek, Belgique
  • En téléphonant au centre de contact de MC
  • En prenant rendez-vous avec votre mutualité § En vous rendant dans votre point de contact le plus proche

Autorité de la protection des données

Il vous est également possible de contacter l’Autorité de protection des données si vous n'obtenez pas une réponse satisfaisante à votre requête vous pouvez vous adresser à l'autorité de la protection des données (APD-GBA). :

Autorité de la protection des données
https://www.autoriteprotectiondonnees.be/contact
Rue de la Presse, 35, 1000 Bruxelles
Tél : +32 (0)2 274 48 00
Fax : +32 (0)2 274 48 35
E-mail : [email protected]

La politique de traitement des données personnelles MC Assure est disponible sur le site web :
www.mc.be/disclaimer ou peut être envoyée en version papier à la requête de l’assuré.